資訊系統導入專案的人員管理

資訊系統導入專案的人員管理
Fred Wang 2005/03/25 (http://fredwang.blogspot.com)

企業導入ERP等大型資訊系統導入, 往往因為牽涉流程及組織範圍很大, 費時很長, 導致團隊士氣低落, 這對人員及公司都有不利的影響, 在此時機若因士氣問題造成專案團隊人材流失, 將是一種危機, 檢討士氣低落的因素如下:

其一﹑錯誤的期望
1. 由於對資訊系統不當的期望與認知, 造成不當的架構及規劃, 專案團隊需為這些問題付出更多時間及精神來解決。
2. 顧問能力及主動性不足, 以至學習效率不彰, 對資訊系統無法深入瞭解, 人員需自行研讀及練習。

解決方式:
1. 應重新檢討或規畫與資訊系統整合的架構,選擇一項好的開發工具, 檢討分析及設計要升級的系統, 以免浪費團隊的時間及人力在目前錯誤的架構下解決問題。
2. 鼓勵人員自行學習(我想這是根本之道), 有正式的課程, 則予以派訓。

其二﹑人力分配
1. 由於新舊系統的更替, 工作型態逐漸改變, 每個人的工作分配將逐漸發生不均的現象。
2. 工作派任未及早規劃, 臨時的指派造成訓練不足及銜接不當。
3. 外包人員管理不易, 意願及能力不足分擔技術人員的負荷。

解決方式:
1. 工作及早重新檢視分配, 並做短中長期的規劃。
2. 有任何工作之派任應及早通知當事人, 並視其能力給予足夠的訓練。
3. 不宜過於依賴外包人力, 缺乏之人力, 以徵人長期培養能力為主 (否則, 外包人員離開後, 將留下更多難以解決的問題)


其三﹑工作之干擾
1. 工作環境過於吵雜, 無法安靜解決問題, 或規劃, 設計系統。
2. 會議過多, 減少的工作時間需加班來瀰補。
3. 電話對工作之中斷, 系統問題及程式設計, 若常受中斷, 效率及品質將降低。
4. 臨時交辦事項過多, 會造成正常工作之干擾及延遲。

解決方式:
1. 開發維護系統的工作者應有較安靜及區隔的環境, 任何人之互動應選擇討論區或會議室。
2. 主管人員有責任避免工作人員參與過多的會議, 以維持工作團隊的效率及品質。若可以, 主管人員應主動瞭解問題, 負擔與會的責任。
3. 電話可規劃服務專線, 工作人員輪流值班, 分緊急程度, 分交各人處理。
4. 應儘量減少臨時交辦事項, 或由主管人員自行解決。
5. 減少干擾的原則下, 鼓勵同仁多花時間(這時間是減少干擾下才能產生的), 深入新系統及開發環境或技術的瞭解﹐以奠定未來解決系統及業務問題與提昇系統使用效率的基礎。


其四﹑對技術專業之尊重
建議:
1. 主管人員對不瞭解的技術問題, 應徵詢技術人員, 或由技術人員進行評估 (勿聽信廠商行銷人員的話)。
2. 由於最終解決問題及承接系統的為技術人員, 有任何相關決策, 應徵詢技術人員, 或做可行性分析, 如有任何決定應及早通知技術人員, 使其及早學習及熟悉該技術。


其五﹑激勵
建議:
1. 由於工作分配及干擾等的問題, 部份人員需辛苦加班, 因為制度問題造成報酬與其辛苦不等值, 再較長的專案過程中, 若缺乏實質的獎勵, 將無法維持高效率的專案, 主管人員則應爭取獎勵的額度。(或由第一至第三點的解決方式, 減少加班問題)
2. 工作越辛苦越需激勵, 主管人員應運用管理技巧提昇全體員工士氣, 而非檢討同仁的缺失。
3. 由於導入的資訊系統是新的技術, 在這領域對所有人員而言大家都是新人﹐管理人員應激勵大家學習的興趣, 發現學習上的問題及障礙, 與解決或加強訓練。
4. 好的主管及好的工作伙伴是除了薪資福利外, 留住人材的重要因素, 建立一個快樂, 和諧的團隊關係是非常重要的。

結語:
劉邦勝項羽敗, 非項羽才華較低, 而在用人待人上不如劉邦, 團隊整體戰力端看管理人員如何用心經營。