如何開會

Fred Wang整理 日期2004/2/4

近來開了些令人窒息的會議，開會為何會如此? 這個問題存在於我工作十餘年來的許多會議內，因此我找了十多篇跟開會有關的文章，並將重點整理成本文，希望作為自己與大家的參考。

根據美國3M網路會議（Net Meeting）管理顧問公司對4000位白領上班族的調查，美國上班族每週平均參加十個會議，約佔每週工作時間一到一天半，而經理人每週則有一半以上的時間在開會。調查也反映，57％的上班族在開會前心情緊張，並認為，平均一半的會議時間是浪費掉的。

會議的成本與效益

會議是需要成本的，每個人可以盤點你的會議成本算算看，你一週內總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會往返的時間成本？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關鍵時刻？因為開會Delay多少工作？，還是你的工作就是開會?要想想開這些會議達到的效益是否會超過會議的成本(含機會成本) 。

從IBM到3M、從寶僑到震旦行，世界各地正掀起會議革命。日產汽車靠著有效的會議革命，三年省下三百億日圓。日本的豐田汽車在會議室的海報上大大地提醒，「會議成本=人數×時間×薪資單價」。豐田的人事部計算，年收入1000萬日圓的員工一小時薪資單價是5000日圓，把愈多愈資深的員工聚集開會愈久，公司要付的代價就愈高。
美商宏智人力資源顧問公司（DDI）事業發展處處長彭智彬精算，假如會議的成本花五個主管半個工作天的時間，這些加總起來的成本和這個會議決策創造出來的效益相比，就是會議報酬率。

為什麼要開會

企業內部的會議可以分為: 聯誼；政令宣導；研習；協商(即經溝通、達成共識、解決問題)
(一)聯誼性的會議：餐會，同仁聯誼會，慶祝會，表揚大會。
(二)政令宣導的會議：月會，中階主管會議，政策說明會，部門會議等。
(三)研習性的會議：技術研習會，讀書會，經驗分享會議等。
(四)協商的會議：需求討論會，專案討論會等。

會議種類很多，但是重要的是確定會議目的，並讓與會者明確了解。另外，開會時也要專注會議目標，不要把協商會議開成研習會或聯誼會，混淆了會議的目的。

某些會議如果牽涉政令宣達，訊息傳播，或只涉及特定個人，則可透過電子郵件，紙本傳閱，或私下溝通的方式完成，來減少這類型的會議。

後面討論的主要是針對協商型的會議而言。

什麼樣的會議令人討厭

 (1)事先不知開會目的與內容、沒有充分準備開會資料
 (2)會議目的不明或過多的主題，無法專注於特定議題的討論。
 (3)主席不會控制場面、議題討論分叉、冗長
 (4)沒有溝通的誠意、彼此不信任與尊重、非理性大聲斥責
 (5)叫我來背書，出事我有份
 (6)「會而不議、議而不決、決而不行、行而不堅、不了了之。」
 (7)與自己不相關的會議，且角色不恰當，感到人微言輕、從頭聽到尾

什麼樣的會議令人歡迎

 (1)自己是會議中的要角，需要自己的意見，也是自己角色與能力範圍可以貢獻意見。
 (2)有效率，時間緊湊，主席議程掌握得當，有效的達成會議的目的。
 (3)參與者就事論事，不落於意氣之爭。
 (4)會議有明確的結論或後續行動。
 (5)會議結果對個人或組織團隊有幫助。

什麼樣的會議不必召開

 (1)以電話、郵件，公函或會簽等方式可以產生預期效果者。
 (2)主持人或出席人員未作充分準備者。
 (3)時機不適當者。
 (4)肯定不能產生預期效果者。
 (5)花費太大，不合效益原則者。

如何開一場成功的會議

所謂成功的會議，就是有效率的達成會議的目的，要如何辦到? 有以下幾點 :
會前充分準備、開會中議程流暢、會後公佈記錄、追綜會議結論執行結果。

會前充分準備
要準備的事項有:
 (1)確認會議目的與議程。專注特定議題，避免混合過多的議題再一個會一中。例如: 執行檢討會議與策略會議不該合併在相同的會議內。
 (2)確認有效的參與者，權責合適且與議題相關，並確認參與者的角色。
 (3)合適的會議地點與時間，需與與會者事先溝通。會議時間避免超過兩個小時，未決事項應另外召開其他會議討論。
 (4)準備會議所需的資料，物品與器材，可以於會前透過個別討論，了解與完成的事情，不要在會議中做，以避免佔用所有人的時間。
 (5)發出會議通知，若需與會者準備資料或閱讀特定資料，應提早一段時間發出讓與會者有時間準備。

開會中議程流暢
 (1)張貼會議流程
 (2)主席熟悉議事規則
 (3)主席了解會議內容與目的
 (4)主席保持中立、讓出席人充分發言、限制發言時間、主席減少論述、頭腦清晰、擅於歸納、能引導發言回到主題
 (5)發言充分後，結束發言
 (6)使程序能依議程進行，而不混淆(如主席致詞談及工作報告內容、表決中再容許發言，而改變表決內容)、時間掌控很嚴謹、能引導各種發言放在合適的議程內(如自由發言、臨時動議)、中場休息的決定
 (7)記錄人員記下重點，決議，行動項目及指定執行人員。
 (8)結束前應將決議，行動項目及指定執行人員向與會人員重述一次，以確認無誤且無遺漏。

會議過程應鼓勵表達意見，就事論事，不應該粉飾太平與扼殺創意。
當重要與會人員未出席或無法正確達到會議目的，例如重大的異議，需上層裁決才能進行等，則應及時中止會議的進行。

會後公佈記錄
 (1)記錄人員將重點依會議議程寫下來、若需要應將草稿請與會者提出修正意見、修正草稿後儘快公告會議記錄給所有與會者。
 (2)會議記錄歸檔，作為後續行動的依據。

追綜會議結論執行結果
 (1)負責人依會議結論召開工作會議等，執行並追蹤實施結果
 (2)下次會議中報告會議結論執行情形，接受檢討。

結論
能夠有效的檢討會議的效率，用心改善，並學習正確的會議方法，就可以有效的降低會議成本並達到效益。台灣索尼通訊網路執行長李岳奇每週主持的主管會議紀錄上，記錄每一個會議時程花了多少分鐘。每週開始主管會議前，會先瀏覽上次的紀錄，檢討為什麼某個議程花的時間最長，是因為事情真的窒礙難行，還是因為流程和解決方法有問題。透過這個改善方式，現在主管會議已從以前動輒三、四個小時，縮短到兩個小時內就可以結束。

如果努力無法改善會議，那麼就如史丹福大學商學院組織行為教授菲佛（Jeffrey Pfeffer），於Business2.0雜誌表示，經營一家公司的最佳方法是，減少開會，開始工作。

參考文獻
 -“別說了，趕快做！”，EMBA世界經理文摘
 -“改變企業基因從會議革命開始 ”， 天下雜誌，286期
 -“盤點你的會議成本”, http://www.ipex.com.tw/
 - snowbird ,“開好會議的十個祕訣” , http://www.haiguinet.com
 -“如何開會”， http://www.ptivs.tnc.edu.tw
 - 派屈克‧藍奇歐尼著 洪慧芳譯 “開會開到死”, 出版社：天下雜誌
 - 鄭意儒, “開會，你到底會不會？---從五大徵狀來診斷會議體質”
 - 主持一場成功的會議” ，EMBA世界經理文摘
 -“開會”，天下雜誌2001/11月
 -“提高行政機關會議效能注意事項“，中華民國七十年八月卅一日行政院臺七十研展字第二六一二號函