作者 – Yogi Berra
翻譯 – Fred Wang (部分摘錄, http://fredwang.blogspot.com)
本書的主要目的是提供讀者了解21世紀的技術在經營管理決策上的影響, 希望透過這個了解可以在網路經濟時代確認商機, 設計並部署新技術為基礎的事業。
本書涵蓋下面關鍵主題
1. 技術演進的腳步持續進行, 因此我們必須面對在設計與建立產業, 市場與組織時新的選擇。
2. 支配產業經濟的商業模式發展到取得網路經濟的新技術與商業實務的優點, 以作為增加能力與差異的新來源
3. 商機型態的演進與技術的使用, 強烈的影響資訊技術(IT)的開發、 操作與管理
4. 當資訊技術基礎架構開始更標準化, 模組化與規模化, 我們可以看到IT投資優先順序與決策從降低成本與專案為中心導向移轉到資產為基礎(asset-based), 策略選擇(strategic option)導向。
5. 組織要成功的學習與吸收快速改變的技術需要時間, 這將影響實務上改變的速度。
6. 外部產業, 內部組織與技術的改變將增加組織在購買(而非製作)IT應用系統與服務的壓力
7. 利用21世紀技術的能力需要四個關鍵的角色高度的投入與協調: 事業執行長, IT 主管, 使用者及技術的提供者。
8. 確保高度的安全性, 隱私, 可靠度與可用性的才能是決定一個組織成功與存活的關鍵能力。
9. 在過去十年資訊技術已經產生基本的轉變, 包含人們存取與使用技術的方法, 企業組織使用技術的方法, 技術被開發與管理的方法。
個案分析 – UCB : Managing Information for Globalization and Innovation
下面為重點翻譯與心得
背景(Background)
2002 年10月, Vincent Damien(行政與IT處長) 將更新跨三個部門 Chemicals, Films與Pharma涵蓋130子公司與10000個員工的IT/IS 計劃。UCB剛完成一個分析師會議, 未來維持百分之十的稅前盈餘成長。Pharma部門業務依舊強勁, Films部門八月份增加一個研發機構, 但產品仍處於價格戰之中, Chemicals部門在穩健的利潤提昇下完成一個購併案。除此之外, 股價卻達到1998年一月以來的最低水準。
Damein 面臨如何將IT/IS計劃與公司的營運計劃同步的挑戰, 當Damien 準備對執行委員會(executive committee)成員的預算會議時, 他思考下面的問題:
1. 成本與服務提昇的機會現在適合向整個UCB的供應鏈提出嗎?
2. 在2002年, 公司對客戶的系統介面整合, 適合客戶的產業嗎?
3. 系統給UCB的資訊能夠比競爭者更快的反映新的挑戰嗎?
4. 軟體維護與升級成本是否有下降? 電腦運算能力是否被有效利用?
5. IT/IS 預算的需求是否設定了正確的優先順序? 哪些專案是重點專案? 優先順序設定的程序是否適當?
6. UCB不同地區與組織性的需求是否要整理, 並放在公司的資訊架構內?
Evolution of Damein’s IT/IS Organization
Damein 設定IT的角色為建立,管理,操作與支援資訊技術之基礎架構, 包含通訊網路, 電腦軟硬體及中央服務台(central help desk), 目標為”建立有效, 穩健與牢固的資訊高速公路以協助支援業務流程, 提昇使用者的生產力, 並促進以改善業務為目標的管理決策 “
IS的角色為
1.與業務負責人了解商業需求及優先順序
2.開發, 實行, 維護及支援資訊系統以符合業務需求
Damein 建立全球IT/IS標準
1. 分享經驗並開發跨集團(Group)的協同機制
2. 減少異質性, 不一致性及隱藏的成本
3. 提高溝通與成本的有效性
4. 以全球化的眼光來看待基礎建設, 硬體, 軟體與通訊。
1997-2002 主要IT/IS milestones
- 1997-1998完成單一郵件系統, 花四個月完成65個國家的Exchange mail server之安裝
- 1997 年建立集中的IT/IS組織後, Damien致力於建立全公司標準的硬體與軟體, 例如: 桌上型電腦使用Compaq, 作業系統採NT4, Oracle作為資料庫應用系統等)
- 1999年, Damien之Group IT/IS合約經理Hautfenne, 透過集團議價, 節省2.5 million
- 1999年Damien推動之下建立集中的電腦機房作為新的資料中心以取代老舊的系統, 新資料中心近300台伺服器用來執行所有部門與區域, 正式運作的應用系統 (production application) , 並在與新的資料中心距離1.5公里的原始的電腦機房透過與新資料中心光纖纜線連接, 以提供備援, 並放置測試與開發用的電腦。
- UCB從1993年開始建立Help Desk, 原為一人使用一種語言支援一個廠區, 600名客戶, 到1998年達六人使用兩種語言支援五個廠區2,800名客戶, 到2002年已經可支援各地區7-10種語言且涵蓋200個應用系統服務
- 早期由於一些員工強烈主張現存的SAP應擴充以提供需要的人力資源功能, Damein的團隊認為PeopleSoft的功能更能符合公司的需要, 因此在1997年開始花一年半的時間導入PeopleSoft, 2002年在人力資源系統成功導入的基礎下, 增加了eRecruiting模組透過網際網路輔助人才招募活動
- 2002年九月建立資訊安全政策
Organization
Damein的IT/IS團隊透過周密規劃過的工作輪調保持人員具備的挑戰性與新鮮感, 2002年人員成長到368人, 半數為外包的契約人員
Damein下屬單位有IT operations, IT/IS global contracts/service level agreements(SLA), IT/IS security, IS projects與IT/IS auditing五個單位
Major IS Projects ( 進行中與計畫中的專案)
1. The 3R Portal Project
Bringing the right information to the right person at the right time.
此 專案透過可客製化及個人化的入口網站(portal)提供存取關鍵資訊, 這些資訊區分兩個層次, 一為企業層次的資訊, 一為部門及功能層次(包含地區特有及特定工作責任相關的資訊), 此專案需要兩項能力, 第一為單一登入的使用者帳號與密碼, 透過單一的使用者帳號與密碼可以存取所有網路應用系統, 第二提供個人化入口網站的能力以提供適當的資訊
Beta版的portal 包含50頁的使用手冊並與使用者進行面對面的訓練, 初期的反應是使用上過於複雜最後, 他們從這次過程學到, 必須為使用者預先設計portal而非讓每個人自己進行portal的客製化
2.知識管理
1997年開始第一個知識管理專案, 他們導入Documentum軟體以儲存Pharma大量規範文件.
過去, 60%的文件是各種外語, 現在所有的文件都是英文. 過去所有的文件都是紙本, 現在多數的關鍵文件都是數位化的.
3.化學事業的延伸企業
化學事業部的總經理Ben Assche了解B2B資料交換與電子商務入口網站的技術, 希望線上提供交貨資訊, 但是缺乏可以追蹤整個出貨過程的系統, 希望能有如DHL及UPS般地追蹤系統。
4. SAP
1996 年10月首度安裝SAP, 並在12個月內成功的在6個國家安裝, 但Pharma與Surface Specialties事業部使用版本並不相同, Surface Specialties事業部在比利時五位使用者涵蓋採購, 生產, 物料管理, 品質, 財務與配銷
Surface Specialties事業部開始一個試驗性的計畫, 提供在美國, 法國, 德國的20名銷售代表”work in home”辦公室, 如此可以縮減地區辦公室的大小。而一個技術上的障礙就是無法在銷售代表拜訪客戶前傳送所有客戶相關的資訊給他。這些銷售流程有許多是人工的, 且需整合許多的資料來源, 因此需要的是一個客戶關係管理(CRM)入口網站以取得客戶的銷售紀錄等資訊。
5.化學事業IT/IS 創新的需求
(略)
6.Pharma 事業銷售人員的改造
(略)
Planning the 2003 Budget
商 業環境在過去八年營收與利潤不間斷成長, 至今已經有明顯的改變。對Pharma事業, 價格的壓力變大, 需要提昇技術與應用以加速藥品發現的程序。對整個化學產業而言, 在2001年是個極度艱困的一年, 營業額增加5%, 但是收益卻下降近三分之二。Firms事業, 利潤下降61%。因此商業需求與IT/IS的一致化(alignment)是重要關鍵。
2002年 的IT/IS預算略低於71 million, 按區域分布, 歐洲55,522,346, 美洲11,466,963, 亞洲7,706,936; 按功能區分, 平均於研發, 產品開發與財務/行政各三分之一。按事業部區分, 最大花費在Pharma, 然後才是Chemicals 與Firms
2003年的預算包含下面的計劃 :
1. The 3R Portal
2. 知識管理
3. Chemicals事業的延伸企業
4. Chemicals事業IT/IS 創新的需求
5. Pharma 事業銷售人員與支援的改造
6. Pharma 事業銷售人員的改造
7. 製藥研究軟體的開發與應用
過去專案卓著在費用金字塔(如圖)”最佳化成本”的部份, 在2003年Damien覺得更多的投資需要建立在金字塔”產生與增加價值” 的部份
Damien 憂心的是在這個龐大矩陣式的, 多變的, 全球化的公司中的CIO最主要的角色是什麼? 事業部特有的應用系統數量與成本上成長, 他們對業務的貢獻變得更加重要, 因此Damein將要建議上層主管確認關鍵的business solutions, 並排優先序, 以符合營運及人力資源的需要。
最後對IT/IS主要的問題是”如何整合新的衛星運作及衛星辦公室? 要如何面對自主(autonomy)與全球化的挑戰?
Damien 相信有效的整合基本上可以從較小的事業集團整合成大UCP集團的一部份的過程中得到最大的好處。
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