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2017年6月6日

解決苦命MIS的迷思 - 資管(IT/MIS)工作者的辛苦面,如何面對

作者: Fred Wang (FW知識瑣記) 日期: 2017/6/6

       根據筆者二十多年IT/MIS的工作經驗,針對資管(IT/MIS)工作者的辛苦面列出幾點常見的問題,並提供面對與解決方法,供相關工作者參考

問題 1. 常需要假日加班進行設備與系統維護,平日也多需24 hr On-call,非常辛苦
面對與解決方法 : 
  • 如同醫生或設備工程師等很多工作也需要假日加班或on call一樣,這是資管工作的常態。
  • 正視自己工作的重要性,IT/MIS的工作如空氣和水一般重要,如果沒做好,企業部分運作可能停擺。
  • 如何訂定設備維護計畫,事先規劃好加班的時間,才不會影響休假的安排。
  • 學習量化工作的貢獻,並定時報告,否則老闆平常不覺得您有甚麼特別的貢獻,系統出問題就會被責備。 

問題 2. 除了既定的工作外,常有主管的急件要處理及使用者緊急的問題要解決
面對與解決方法 : 
  • 要與主管溝通工作的優先順序,以確保使命必達。
  • 工作優先順序通常以主管訂定的為主,緊急且重要最優先。
  • 養成作工作日誌與待辦事項管理。

問題 3. 訂定的標準作業流程,常因主管要求破例處理
面對與解決方法 : 
  • 注意要用郵件回覆主管,以留下紀錄。
  • 商場如戰場,瞬息萬變,計畫與標準如果不具彈性將趕不上業務變化的需求。
  • 例外處理通常也有例外處理的程序。
  • 計畫與標準程序也要因應變化進行修正,否則淪於僵化。     

問題 4. 需求單位要求完成的時間不合理
面對與解決方法 : 
  • 溝通永遠不嫌少。
  • 跨組織溝通,有時須透過主管。
  • 以體諒的心態與善意的溝通,建立互信及合作關係。
  • 建立標準的需求處理程序。包含需求所需工時評估。
  • 如果人力或時間不足應求助於主管。

問題 5. 需求單位時常變更需求, 卻發生衝突的需求或忘記過去提的需求而責怪IT
面對與解決方法 : 
  • 將需求規格化與文件化進行確認,避免口頭溝通時認知的差距。
  • 建立標準的需求變更程序。
  • 做好需求管理,系統化紀錄每次的需求,包含內容,需求提出人,解決方法,所花工時,隨時可供查閱。

問題 6. 使用者無法清楚描述,要完成的功能規格
面對與解決方法 : 
  • 新流程或不明確的需求往往需Prototyping法設計
  • 透過許多次的需求討論 > 分析 > 設計 > 示範,才能完成
  • 先做業務流程化與制度化才能系統化

問題 7. 辛苦加班,如其完成的系統,用戶卻不測試驗收,甚至取消需求
面對與解決方法 : 
  • 需求處理程序包含需求了解與確認,IT/MIS實作,使用者測試與驗收,應事先開會溝通並留下紀錄,並應知會雙方主管。
  • IT/MIS責任在於如期如需求完成實作其他則是使用單位的責任。
  • IT/ MIS屬於企業資源各單位應有善用企業資源的認知, 將工作成本化,讓使用單位,了解每一次需求所花企業的成本有多少。
  • 如有不合理的情況應該透過主管進行溝通。

看完後,或許你會說,工作已經忙死了,還要做那麼多事; 我認為,如果及早養成好的習慣,也許開始時每天多花10%的時間,長久以來或許可以讓你擺脫IT/MIS苦命的惡性循環。

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